Conseils organisationnels

Les aides et subventions possibles :

  • La DAREIC propose des aides financières pour les établissements scolaires, dans le cadre d’appariements signés ou en cours de signature. Dépôt des dossiers avant le 31 janvier de l’année civile où le voyage est prévu.
  • Pour les lycées, l’aide Eurêka – lycées de la région Auvergne Rhône-Alpes : dépôt des dossiers en avril.
  • Le Foyer socio-éducatif (FSE) du collège ou bien la Maison des lycéens (MDL) peuvent également contribuer au financement du voyage, après approbation du conseil d’administration de l’établissement scolaire.
  • Les entreprises privées peuvent elles aussi participer au financement. Mais leur apport ne doit pas être assorti d’une obligation publicitaire.

Organisation d’un échange ou voyage scolaire :

Préparer un voyage scolaire, c’est se confronter à une montagne de documents administratifs à remplir. Il faut faire preuve d’organisation afin de ne rien oublier. Pour cela, la mise en place d’un planning des tâches à accomplir peut se révéler très utile. Aperçu non exhaustif des formalités :

  • Les demandes de subventions (cf ci-dessus), à prévoir bien en amont, parfois un an avant le départ.
  • L’approbation du voyage par le CA : première étape pour pouvoir demander un engagement signé des familles. Le principe du voyage peut être validé par le CA avant la rentrée de septembre, c’est-à-dire avant les grandes vacances, afin de ne pas perdre de temps lors de la rentrée scolaire.
  • Le CA doit ensuite approuver le budget prévisionnel (dépenses + recettes), avec mention de la participation maximale qui sera demandée aux familles.
  • Entre le moment où l’on souhaite réserver les billets d’avion à un certain tarif et le moment où l’on pourra effectivement les acheter, il faut compter un délai de 15 jours incompressibles. En effet, l’autorité de contrôle de légalité des actes du rectorat doit donner son accord avant tout versement d’acompte. Il n’est donc pas possible de se positionner sur des offres « éclair ».
  • Une réunion avec les parents est conseillée : elle permet de présenter le voyage, les formalités nécessaires et d’impliquer parents et élèves dans la démarche du voyage. Un contrat de bonne conduite pourra être remis aux élèves afin de les responsabiliser lors du voyage. C’est également le moment idéal pour présenter le calendrier prévisionnel pour le versement des acomptes. Il est important de rappeler qu’aucun élève ne pourra participer au voyage si celui-ci n’est pas entièrement payé avant de monter dans l’avion. Afin que le coût du voyage ne soit pas un frein à la participation de chaque élève, des ventes diverses ou tombolas peuvent être organisées, avec le concours des élèves et de leurs parents. Les familles les plus démunies financièrement pourront être dirigées vers l’assistante sociale de l’établissement afin que celle-ci les aide à trouver d’autres aides individuelles possibles.
  • Préparer le programme du séjour, en lien avec l’établissement d’accueil. Visites prévues, suivi des cours avec les camarades, logistique des repas (où? quand?), cadeaux de bienvenue, transports (métro? car? taxi?), répartition des élèves avec leurs correspondants, etc. Les changements interviendront jusqu’à la dernière minute.
  • Afin de garder une traçabilité claire des informations nécessaires sur les élèves, il est utile de prévoir un ou plusieurs tableaux comportant les données suivantes : nom, prénom, classe, date de naissance, coordonnées, numéro de passeport, autorisation sortie du territoire d’un mineur, droit à l’image (autorisation parentale droit image), chèque d’acompte, etc. Chaque document nécessaire sera coché dans la colonne du nom de l’élève qui aura remis le dit document au professeur. De cette façon, il est plus simple de garder un oeil sur les documents manquants.
  • La date de validité des passeports est à vérifier le plus tôt possible, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise. En effet, les passeports doivent avoir une durée de validité de plus de 6 mois à compter de la date de retour en France. Une demande de passeport prend plusieurs semaines, il est donc conseillé de la faire bien en amont.
  • La demande de formulaire visa chine est à demander au consulat général de la RPC à Lyon environ un mois avant le départ. Les visas sont établis dans un délai d’une semaine. Le visa devra être notamment accompagné de la lettre d’invitation, avec tampon officiel de l’établissement d’accueil.
  • Avant le départ, ne pas hésiter à remettre aux familles :
    • des informations pratiques sur la ville de Shanghai
    • une liste non exhaustive des affaires à ne pas oublier
    • le programme finalisé des activités prévues
    • une carte du métro de Shanghai et/ou installer une appli gratuite pour smartphone
    • un carnet de voyage à faire pendant le séjour, noté ou non (au choix du professeur)
    • une carte avec l’adresse exacte de l’établissement d’accueil, en chinois et en pinyin, à remettre aux élèves si jamais l’un d’eux s’égarait
  • Au retour, il faudra adresser un compte-rendu aux organismes ayant versé une subvention, relatant le programme du séjour et l’intérêt pédagogique de celui-ci.
  • Et enfin, ne pas oublier de se reposer ! L’organisation demande beaucoup de travail, mais le jeu en vaut vraiment la chandelle : la satisfaction est immense, autant pour les élèves que pour le professeur ! Alors bon voyage 🙂